Projektmanagement Software SAP PPM

Managen Sie Ihre Projekte, Ihr Portfolio und Ihre Ressourcen - in einem System!

Effizientes Projektmanagement ist heute wichtiger denn je. Verschiedenste Projekte innerhalb Ihres Unternehmens konkurrieren um Finanz- und Personalressourcen. Haben Sie den Überblick? Steuern Sie Ihr Projektportfolio?

SAP PPM (Projekt- und Portfoliomanagement) ist eine unternehmensweite Lösung für das Management verschiedener Portfolios:

  • Entwicklungsprojekte
  • Innovationen und Ideen
  • Kundenprojekte
  • Organisationsprojekte
  • IT-Projekte

SAP PPM - die Projektmanagement Software von SAP

In Projekten gibt es eine Vielzahl an Informationen aus verschiedenen Quellen. SAP PPM bündelt diese Informationen und unterstützt Sie unter anderem bei:

  • Projektplanung und -budgetierung
  • Operatives Projektmanagement und Controlling
  • Ressourcenmanagement
  • Portfoliomanagement
  • Projektreporting
  • Kalkulation und Angebotslegung
  • Strategische Projektplanung

Die Komplettlösung besteht aus verschiedenen Modulen, die je nach Bedarf aktiviert werden können.

Von der Projektplanung bis zum Reporting

SAP PPM unterstützt Sie bei allen Prozessen des Projekt- und Portfoliomanagements.

Projektplanung und -budgetierung

In jedem Unternehmen laufen eine Vielzahl von Projekten gleichzeitig, zusätzlich müssen laufend neue Projektvorschläge oder Anforderungen auf die Umsetzbarkeit geprüft werden. Die Fragestellungen lauten:

  • Wann kann das Projekt umgesetzt werden, was sind die Ecktermine?
  • Kann das Projekt aus den vorhandenen Budgetmitteln finanziert werden?
  • Sind genügend Personalressourcen vorhanden, um das Projekt umzusetzen?
  • Welche Auswirkungen entstehen für andere Projekte?

Mit einer integrierten Lösung wird die Beantwortung dieser Fragen wesentlich vereinfacht. Sie haben jederzeit aktuelle, gültige Daten zur Verfügung. Kosten-, Termin- und Ressourcenplanung soll in einer einheitlichen Oberfläche möglich sein. Alle mit der Planung befassten Mitarbeiter arbeiten mit der gleichen Datenbasis, mühsames Kopieren und manuelles Konsolidieren von Informationen entfällt. Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen wie Project Office, Controlling, Personalplanung, Einkauf und weiteren wird erleichtert, und die Ergebnisse der gemeinsamen Arbeit sind dadurch besser.

Operatives Projektmanagement und Controlling

Im Bereich des Projektmanagements werden meist eine Vielzahl verschiedener Werkzeuge eingesetzt. Projektleiter planen in MS Project oder Excel, Controlling holt die Kosteninformationen aus einem ERP-System oder einem Datawarehouse, Dokumente liegen auf verschiedenen Laufwerken, weitere Projektdaten werden in zusätzlichen Datenbanken erfasst.

Kein Wunder, dass es beinahe unmöglich ist, zu einem Stichtag schnell und einfach ein Gesamtbild zu einem, oder einer ganzen Gruppe von Projekten, zu bekommen. Ebenso schwer tun sich Projektmitarbeiter, die ihre Informationen aus verschiedenen Quellen bekommen und den aktuellsten Stand nicht kennen. So gehen Zeit, Wissen und Geld verloren.

SAP PPM ist eine Gesamtlösung für alle Bereiche und Phasen des Projektmanagements, in der alle beteiligten Teams und Personen zusammenarbeiten. So können all diese Punkte deutlich verbessert werden. Ohne mühsames Suchen in verschiedenen Applikationen, Ordnern und Listen bildet das integrierte Projektmanagement-System die Plattform für gut geplante und erfolgreich umgesetzte Projekte.

Ressourcenmanagement

In vielen Unternehmen sind knappe Personalressourcen ein ganz wesentliches Problem bei der Umsetzung von Projekten. Umso erstaunlicher ist die Tatsache, dass es sehr häufig keine Übersicht im Unternehmen oder in Abteilungen gibt, um die einfache Frage zu beantworten:

Wer arbeitet an welchem Projekt?

Von einer abteilungs- oder unternehmensweiten Lösung für Ressourcenmanagement profitieren schließlich alle. Der Projektleiter kann seine Bedarfe melden und Plan mit Ist-Werten vergleichen, der Teamleiter kann die Auslastung seiner Teammitglieder überblicken und steuern, der Projektmitarbeiter weiß, wann er was zu tun hat.

Dabei ist es sehr wichtig, die unterschiedlichen Planungshorizonte zu beachten. Kurzfristig kann man sehr genau und bis zur Person planen, mittel- und langfristig wird nur eine grobe Aussage auf Abteilungs- oder Qualifikationsebene möglich sein. Ein integriertes System muss die laufende, rollierende Planung in verschiedenen Granularitäten unterstützen.

[Use Case] Bei Terminverschiebungen Rollen und Ressourcen mitverschieben

Portfoliomanagement

Wenn die Anzahl der Projekte steigt, kann es leicht passieren, dass man den Überblick verliert.

  • Welche Projekte laufen schon oder sind geplant?
  • Welche Projekte laufen aus dem Ruder?
  • Machen wir überhaupt die richtigen Projekte?

Das Management eines ganzen Projekt-Portfolios umfasst einerseits das umfassende, laufende Monitoring der aktiven Projekte. Andererseits muss auch eine mittel- und Langfristplanung berücksichtigt werden – zusätzlich zu der Grundlast durch die bereits laufenden Projekte.

SAP PPM unterstützt das Portfoliomanagement, mit den verfügbaren Mitteln im Unternehmen (Finanzmittel und Personalressourcen) einen optimalen Mix aus Projekten umzusetzen. So kann auf z.B. Terminverschiebungen, Budgetkürzungen oder kurzfristige dringende Anforderungen schnell reagiert werden.

Projektreporting

In der Praxis sind Projektreports allgegenwärtig – eine Vielzahl an unterschiedlichen Excel- oder Powerpoint-Dateien muss oft sehr mühselig manuell erstellt werden. Dabei sind die Daten oft alle vorhanden, nur leider in verschiedenen Applikationen, oder nur mit großem Zeitverzug. So vergeht oft wertvolle Zeit, bis Abweichungen in Terminen oder Kosten erkannt werden.

Mit SAP PPM haben Sie jederzeit auf Knopfdruck alle Projektinformationen verfügbar. Die Daten werden aus den verschiedenen Quellen zusammengeführt und übersichtlich aufbereitet. Es gibt eine Anzahl von standardisierten Auswertungen, zusätzlich ist es immer möglich, Reports genau nach Ihren Bedarfen zu erzeugen.

Auch das Format der Reports ist flexibel – Sie können Listen oder Grafiken online ansehen, nach Excel exportieren oder auch als PDF-Files erzeugen und versenden.

Kalkulation und Angebotslegung

Sobald eine Projektidee oder eine Anforderung im Raum steht, ist eine der ersten Fragen: Was wird es kosten?

Nun muss kalkuliert werden, wobei die Herausforderung darin besteht, dass am Anfang nur wenige Informationen vorhanden sind. Man kann anfangs daher nur grob schätzen oder sich an vergleichbaren Vorhaben orientieren. Je weiter die Projektplanung fortschreitet, desto genauer weiß man, welche Kosten in welchem Zeitraum anfallen werden, und kann entsprechend genauer kalkulieren.

Häufig ist es aber so, dass Grobplanung, Ressourcenplanung und Feinplanung in verschiedenen Anwendungen gemacht werden, wodurch immer Informationen verloren gehen und die Nachvollziehbarkeit leidet.

SAP PPM, als integrierte Lösung, ermöglicht eine Kalkulation in verschiedenen Detaillierungsgraden und eine Ableitung der Plankosten aus anderen Daten, wie z.b. der Projekt-Ressourcenplanung. Grob- und Feinplanung sind vergleichbar, Planungsabweichungen werden ersichtlich.

Schließlich können auch die Ist-Kosten mit den Planungsversionen verglichen werden. Alle Planungsvorgänge sind im System sauber dokumentiert, die historische Entwicklung der Kostenplanung kann genau nachvollzogen werden.

Handelt es sich um Kundenprojekte, so wird man aus einer Angebotskalkulation ein Angebot erstellen – auch hier kann eine integrierte Lösung gut unterstützen, indem Daten der Kalkulation automatisch die Grundlage für das Angebot bilden. Änderungen in der Kalkulation, z.B. aufgrund von geänderten Kundenanforderungen, führen zu einer aktualisierten Angebotsversion.

Strategische Projektplanung

Wenn in einem Unternehmen das Einzelprojektmanagement gut etabliert ist, kann an eine Optimierung des ganzen Projektportfolios gedacht werden. Die wesentliche Fragestellung hier lautet:

Welche Projekte sollen und können durchgeführt werden?

Es wird versucht, den gesamten Pool an laufenden Projekten und neuen Vorschlägen gesamtheitlich zu betrachten, um auf Basis quantitativer und qualitativer Analysen die Entscheidung zu unterstützen, welche Projekte gemacht werden, und welche nicht.

Meist gibt es strategische Ziele, die auf Unternehmensebene oder sogar für einzelne Abteilungen oder Segmente definiert sind. Nur:

Welche Projekte helfen nun, diese Ziele zu erreichen, und sollten daher mit hoher Priorität behandelt werden?

Um diese Frage zu beantworten, muss der Bezug zwischen Zielen und Projekten hergestellt werden. Die Beziehung (z.B. der Beitrag, den ein Projekt zu verschiedenen Zielen leistet) muss objektiv erfassbar und bewertbar sein, damit Sie neben den vielen quantitativen Projektdaten (Kosten, Termine, Merkmale) auch die strategischen Zielsetzungen in Ihre Analyse des Projektportfolios einfließen lassen können.

Die finale Entscheidung, welche Projekte gestartet, und welche eventuell gestoppt werden sollen, wird das System nicht automatisch treffen können. Jedoch kann es Ihnen wertvolle, nachvollziehbare und dokumentierte Entscheidungsgrundlagen liefern, damit Sie schließlich aus einer Vielzahl an möglichen Szenarien das beste auswählen können.

Kundenstimmen

Ein professionelles Werkzeug für unsere Projektleiter und Portfolioverantwortlichen, das mich auch hervorragend bei meinen Aufgaben als Leiter des PMO’s der Wien Energie unterstützt.

Marcus Paulus, Leiter PMO bei Wien Energie

Die SAP-PPM Einführung bedeutet einen wesentlichen Fortschritt für unsere professionelle Projektabwicklung inkl. Planung und Reporting, und ermöglicht eine ganzheitliche Projektübersicht mit den wesentlichen Eckdaten.

Evrim Bakir, Geschäftsführung, BIAC

Dank Phoron, einem sehr professionellen, erfahrenen und flexiblen Partner, wurde PPM erfolgreich und in kurzer Zeit implementiert. Es war ein sehr positives Erlebnis und der Erfolg ist auf die Zusammenarbeit mit Phoron und ihre Erfahrung, Kenntnisse, Motivation und Herangehensweise als Team zurückzuführen.

Dawn Cornet, Giacomo Disaro, Leiterin ICT und Leiter Projektmanagement, SMS Concast

Vorteile von SAP PPM

Management
  • Informationen ohne Zeitverzug
  • Status, Fortschritt, Kosten, Plan/Ist Vergleiche
  • überschaubare Ansichten auch bei großen Portfolios
Portfoliomanager
  • Ansichten der ihnen zugewiesenen Bereiche
  • Detailansichten verzweigbar bis zu einzelnen Programmen oder Projekten
  • Unterstützung im strategischen Portfoliomanagement
Controller
  • neue Sichten auf Finanzdaten im Projektportfolio
  • einfachere und schnellere Durchführung von Konsolidierung, Langfristplanung und Monitoring
Projektleiter
  • alle Informationen aus einer Quelle
  • Echtzeitinformation
  • Statusberichte auf Knopfdruck
  • Auswertungen auf verschiedenen Stufen und immer im richtigen Bezug
Projektmitarbeiter
  • zentraler Einstiegspunkt für ihre Projekte
  • Alle Informationen an einer Stelle ersichtlich
  • keine redundante Datenhaltung

Ihr Ansprechpartner bei Phoron

Julia Geyer
Teamleader PPM
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