The Road to Social Enterprise – Teil 1: SAP JAM im Test

Die neue Social Collaboration Plattform von SAP bietet viele Möglichkeiten, Zusammenarbeit und Kommunikation in Projekten oder Abteilungen effizienter und leichter zu gestalten. Doch wie sieht die Realität aus?

Mit dem Zusammenschluss von SAP Streamwork und JAM by successfactors ist eine mächtige Social Collaboration Plattform entstanden. Viele Funktionen und Möglichkeiten stehen zur Verfügung, um Inhalte wie Dokumente, Videos, Bilder und sonstiges zu „posten, liken und sharen“. Weiters gibt es eine Reihe von Features wie z.B. Umfragen, Diskussionen, Abstimmungen, Tasks, usw. die man sehr flexibel verwenden kann.

Darüber hinaus stehen mit dem NetWeaver 7.31 SP05 und JAM Schnittstellen zur Verfügung, um die SAP on-premise Applikationen zu integrieren. So kann beispielsweise aus SAP CRM Content automatisiert in JAM zur Verfügung gestellt werden. Grundsätzlich ist es möglich, aus der ABAP-Umgebung direkt auf JAM zuzugreifen, dafür gibt es sogar eine eigene Klassenbibiliothek.

Die Speicherung der JAM-Daten erfolgt in der Cloud. Alle Daten stehen somit an jedem Ort der Welt mit Internet-Verbindung zur Verfügung. Je nach Lizenzierung hat man mehrere GB Speicherplatz zur Verfügung.

Auch auf mobilen Endgeräten kann „gejamt“ werden. SAP stellt dafür eine kostenlose App zur Verfügung; derzeit für Android, iOS und Blackberry.

Erste Schritte mit SAP JAM – Facebook für Unternehmen?

Macht man die ersten Schritte in SAP JAM, ist man zunächst etwas überfordert. Die Funktionen erinnern stark an Facebook, Twitter und Co., daher sind Verständnis-Schwierigkeiten vorprogrammiert, vor allem wenn man sich auch privat nicht viel mit sozialen Netzwerken oder Foren beschäftigt.

Es gibt viele – vielleicht zu viele – Möglichkeiten, um Inhalte zu publizieren. Da fällt die Abgrenzung „was wie wohin“ anfangs schwer. Hat man das System allerdings begriffen, und wenn sich die ersten spaßigen Postings und Likes gelegt haben, zeigen sich fast täglich mehr und mehr Vorteile. Als Beispiel aus der Praxis nehmen wir mal ein Projekt, an dem intern gearbeitet wird, und dessen Mitglieder an verschiedenen Standorten oder in verschiedenen Abteilungen sitzen.

Bisher war das gebräuchliche Kommunikationsmittel die E-Mail. Eine Flut von E-Mails, keine Übersicht darüber was bisher im Projekt geschehen ist, verschiedene Dokumentenversionen, und und und.

In SAP JAM können Gruppen angelegt werden, um ein Thema von anderen abzugrenzen, oder um bestimmte Leute virtuelle „zusammen“ zu bringen. Nach der Erstellung der Projekt-Gruppe werden alle Projektmitglieder zu dieser Gruppe eingeladen.

Hier kann nun die gesamte Kommunikation zum Projekt stattfinden. Unter „Feed-Updates“ sieht man, was zuletzt in der Gruppe geschehen ist (gibt es neue Dokumente? Hat jemand eine Frage gestellt, die auch ich mir schon gestellt habe? Wer arbeitet gerade an welchen Punkten?).

Im Bereich „Inhalt“ kann man die gesamte Dokumentenablage, die in einem Projekt entsteht, abbilden. Ordnerstrukturen können nach Belieben angelegt werden. Dokumente können gemeinsam angesehen werden und es können auch Markierungen und Kommentare direkt im Dokument hinzugefügt werden. Sofern man Microsoft-Produkte verwendet, kann man Word, Excel oder Powerpoint-Dateien auch direkt bearbeiten. Bearbeitete Dokumente werden als neue Versionen abgespeichert, man kann auch jederzeit die Versionshistorie einsehen.

Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Entscheidungsfindungs- und Planungstools wie Zeitleisten, Umfragen, Pro/Kontra, Tasklisten, und einige andere, mit denen man den Projektfortschritt planen und dokumentieren kann.

Unter „Foren“ finden sich Ideen, Diskussionen und Fragen der Mitglieder.

So sieht jeder, der dieser Gruppe beiwohnt, was aktuell im Projekt passiert – strukturiert und übersichtlich an einem Ort. Wenn die Gruppe öffentlich ist (im gegensatz zu privat) so landen alle Feed- Updates der Gruppe auch im globalen Unternehmens-Feed. Hier kann man also verfolgen, welche Personen an welchen Projekten arbeiten, auch wenn man selbst nicht zu diesen Gruppen gehört.

Wie sieht die Realität aus?

Die Projektabwicklung (auch mit Externen) ist nur ein Beispiel von vielen, das in SAP JAM umgesetzt werden kann. Diverse HR- und Vertriebs- oder Einkaufsprozesse können genauso ihren Einzug in die Plattform finden, beispielsweise ist es denkbar, mit einem Lieferanten per JAM zu diskutieren, bis der Umfang der zu liefernden Leistungen feststeht.

SAP setzt stark auf die vertriebsseitige Zusammenarbeit. JAM und SAP CRM können verbunden werden und sollen die Vertriebsarbeit einfacher und/oder effizienter machen. Mit Hilfe sogenannter „Work Patterns“ bekommt ein Mitarbeiter hier gesammelte Information z.b. zu einer Opportunity, die sowohl aus CRM als auch aus JAM kommen.

Diese Möglichkeiten zur Integration von SAP ERP sind übrigens in neu ausgelieferten SAP-ERP Rollen bereits integriert, man gewinnt den Eindruck, dass hier noch einiges kommen wird.

Technisch gibt es wenig Restriktionen – das knifflige, wie bei jeder Software-Neueinführung, sind die kulturellen Umstellungen, die Abgrenzung welcher Prozess oder Schritt mit JAM umgesetzt wird oder nicht, und die Überwindung, die bisher verwendeten Tools definitiv abzusetzen. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, daher fällt es anfangs schwer, anstelle eines Emails die Information über JAM an die Addressaten zu posten. Am besten klappt das, wenn man JAM in einem Browserfenster immer geöffnet hat. Dann ist der Weg dorthin auch nicht weiter als zu einem neuen Email.

Allerdings kommt auch noch ein notwendiger „inherenter“ Erfolgsfaktor dazu. Wie jedes Social Network braucht auch JAM „Redelsführer“ – das sind Benutzer, die sich damit auskennen, andere mitreißen, unablässig posten, sharen und liken und die Plattform damit interessant und nützlich machen, bis ein großer Teil der anderen MitarbeiterInnen auch auf den Zug aufspringt.

Mobil immer dabei

Wie schon erwähnt, gibt es eine App für JAM – es ist damit möglich, jederzeit „am Laufenden“ zu bleiben. Da die App nur eine abgespeckte Version von JAM beinhaltet, also weniger Funktionen parat hält, ist sie für den Einsteiger sicher weniger überfordernd.

Im Phoron Test sehr beliebt: In einem Meeting kann man mit der App direkt ein Foto vom Flipchart machen, und es wird in die Projektgruppe gepostet.

Sitzt man im Zug oder am Flughafen, kann man auch in allen zugänglichen Gruppen stöbern und lesen, was andere geschrieben haben. Man kann auch selbst beitragen, indem man Feed-Updates postet oder auf andere Einträge antwortet – sprich man ist mobil auch in den Informationsfluss eingebunden.

Der Nutzen der mobilen Funktionen hängt am Ende von den Prozessen ab, die ein Unternehmen mit JAM abbilden möchte. Einfache Tasks, Genehmigungen oder Rückfragen kann man „on the move“ gleich erledigen – das kann vorteilhaft für die Durchlaufzeit sein.

 

Integration – einfach oder doch nicht?

Neben JAM gibt es eine Reihe anderer erfolgreicher Plattformen (z.b. Jive), die um die Gunst der Unternehmen buhlen. Ein wesentlicher Grund, sich für JAM zu entscheiden, liegt sicherlich an der einfachen, gut vorbereiteten Integration mit bestehenden SAP-Anwendungen wie CRM und ERP.

Tatsächlich ist hier sehr viel vorhanden: Schnittstellen-Klassen, fertige Rollen, Customizing-Punkte und vieles mehr. Es scheint nur eine Sache von wenigen Konfigurations-Schritten zu sein, um aus dem eigenen Enterprise-Portal mit Single-Sign-On direkt ins Jam zu gelangen. Oder aus dem eigenen SAP Projektmanagement automatisch die Projektgruppen im JAM zu erzeugen.

So einfach wie es anfangs erschien, ist es nicht. Man braucht auf jeden Fall Unterstützung von SAP/successfactors, da auch auf der „Cloud-Seite“ einige Einstellungen zu machen sind. Bis wir hier den richtigen Ansprechpartner gefunden hatten, vergingen mehrere Wochen. Noch ist die Integration nicht funktionsfähig – wir bleiben am Ball!

Fazit

  • SAP JAM ist umfangreich und es ist anfangs schwierig, die Funktionen den eigenen Bedürfnissen zuzuordnen. Hat man den Trick heraus, werden schnell einige der Vorteile des Tools sichtbar:
  • ich sehe die Informationen, die ich gerade brauche, wann ich will und wo ich will
  • wenn viele Leute beitragen, haben auch viele was davon
  • alles ist dokumentiert und nachvollziehbar
  • Teamarbeit wird gefördert und auch gefordert

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