SAP Rollouts nach Brasilien – nicht nur technisch eine Herausforderung

Dass Brasilien als Rollout Land nicht einfach ist, hat man sicher schon gehört. Das für Europäer undurchsichtige Steuersystem, spezielle Transportbedingungen, sprachliche Barrieren, usw. Wo die größten Hürden stehen und wie sie überwunden werden können erzählt Gernot Stöger, Teamleiter „International Projects“ bei Phoron und Brasilien-Experte..

Worin unterscheidet sich ein Rollout nach Brasilien zu anderen Ländern?

Die Komplexität einer Implementierung in Brasilien liegt in der Steuerermittlung, der Nota Fiscal eletronica und in den umfangreichen Anforderungen an das gesetzliche Reporting. Die Ermittlung der Steuersätze erfolgt in den Logistikprozessen in Abhängigkeit von Materialstamm-, Geschäftspartner- und Prozessparametern. Die Materialien dürfen das Werksgelände erst verlassen wenn eine Nota Fiscal für die bevorstehende physische Warenbewegung erstellt und elektronisch von den Steuerbehörden autorisiert wurde.

Basierend auf diesen operativen Anforderungen im täglichen Prozesshandling müssen zum Periodenende umfangreiche Berichte erstellt und vielfach elektronisch abgeliefert werden. Damit verbunden ist das Erfordernis einer intensiven Userschulung und die Sicherstellung einer hohen Datenqualität und Prozesssicherheit. Im Rollout- bzw. Implementierungsprojekt sind diese gesetzlichen Rahmenbedingungen mit einem hohen Testaufwand verbunden, um den Projekterfolg sicher zu stellen.

Diese Anforderungen machen die Implementierung eines ERP-Systems in Brasilien zu einer besonderen Herausforderung.

Wo enstehen die meisten Probleme?

Die größten Schwierigkeiten gibt es im Verständnis der lokalen brasilianischen Anforderungen und der Integration dieser Spezialitäten in ein bestehendes Konzerntemplate. Zusätzlich stellt die ergebnisorientierte Kommunikation mit den lokalen Keyusern und Usern vielfach eine Herausforderung dar, da die Verbreitung von Englisch als Kommunikationssprache speziell in manchen Fachbereichen ungenügend ausgeprägt ist.

Wie kann dem vorgebeugt werden bzw. welche Vorkehrungen können getroffen werden, um diese Probleme zu vermeiden?

Bei der Planung des Projektes muss diesem Umstand bei der Zusammensetzung des Projektteams, bei der Erstellung des Projektplans und bei der Ausgestaltung des Projektbudgets Rechnung getragen werden.

Das Projektteam muss die entsprechende Zeit bekommen, um den Rollout mit einer entsprechenden Durchlaufzeit durchführen zu können. Dies ist speziell bei der Besetzung des Brasilienprojekts mit internen Ressourcen zu bedenken, die gegebenenfalls zusätzliche Supportaufgaben und eventuell auch noch andere Projekte neben dem Rollout nach Brasilien zu erledigen haben. Die Sprachkenntnisse sind ein erfolgskritischer Faktor, der bei der Zusammenstellung des Projektteams lokal in Brasilien und im Competence Center beachtet werden muss. Die notwendigen externen Berater mit umfangreichen Kenntnissen der brasilianischen Anforderungen sollten idealerweise neben Englisch auch Portugiesisch sprechen, um Missverständnisse bei Definitionen zu vermeiden.

Aufgrund der Komplexität der Anforderungen und des damit erhöhten Testaufwandes muss der Projektplan den notwendigen strukturierten Zeitrahmen für die Arbeitspakete vorsehen und den Fortschritt mit den entsprechenden Meilensteinen kontrollieren. Die Projektlaufzeit liegt bei einem Rollout-Projekt nach Brasilien über der anderer Länder. Die Strukturierung der Prozesse gemäß der gesetzlichen Anforderungen bis tief in die Logistik ist ebenfalls für die Strukturierung des Projektplans und die Fortschrittskontrolle nutzbar. Somit steht nach einem sorgfältigen Vertriebsprozess in der Vorprojektphase der Projektplan mit seiner Struktur und seinen detaillierten Arbeitspaketen praktisch fest.

Letzten Endes erfordern die komplexen Anforderungen und der damit verbundene hohe Schulungs- und Testaufwand auch ein entsprechend ausgestaltetes Projektbudget. Ein Rollout nach Brasilien ist teurer als der in die meisten anderen Länder. Durch die, auf einer gründlichen Anforderungsanalyse in der Vorprojektphase basierende, strukturierte Vorgehensweise und ein transparentes Projektcontrolling während der gesamten Projektlaufzeit kann das Projektrisiko in Bezug auf Durchlaufzeit und Kosten gering gehalten werden.

In wie weit spielt die Mentalität der Länder eine Rolle im Projekt?

Bis jetzt habe ich in allen Rollout-Projekten in Brasilien die Erfahrung gemacht, dass die neue Software mit großem Interesse aufgenommen wurde und das lokale Projektteam mit großem Einsatz bei der Projektarbeit war. Ein Augenmerk sollte auf die Termineinhaltung gelegt werden und die Definition von eindeutigen Sachverhalten stellt oft eine Herausforderung im Projekt dar. Dies liegt an den komplexen gesetzlichen Rahmenbedingungen, die immer Raum für Interpretation geben, und dem Umstand dass sich immer wieder etwas ändern kann. Dies erfordert seitens der deutschsprachigen Europäer teilweise einiges an Toleranz und Geduld, da wir gewohnt sind Umstände präzise definieren zu können. Eine häufige Antwort auf eine vermeintlich eindeutig gestellte Frage an einen Brasilianer ist „It depends…“.

Durch die fast notwendige Flexibilität der Brasilianer im täglichen Leben wird jedoch die Einführung einer neuen Software in Brasilien von den Usern vielfach als Chance gesehen und ich habe noch nie wesentliche Widerstände gegen die neue Software erlebt. Veränderung gehört zum Leben und somit kann im Projekt mit den Usern an der Zielerreichung der Softwareumstellung gearbeitet werden ohne mit Akzeptanzproblemen kämpfen zu müssen. Das gibt der Projektarbeit eine positive Dynamik und erleichtert die Zusammenarbeit und Projektzielerreichung wesentlich.

Welche Tipps geben Sie im Umgang miteinander?

Brasilianer erscheinen mir generell als stolz und selbstbewusst. Aus diesem Grund sollte ihnen immer auf Augenhöhe begegnet werden. Kritische Themen sollten immer in kleinen runden besprochen werden und persönliche Kritik vor versammelter Mannschaft ist ein absolutes No-Go!

Generell ist der Umgang im Projektteam ein sehr freundschaftlicher, manchmal beinahe herzlicher, der für viele Europäer ungewohnt jedoch angenehm ist. Die Familie und das Privatleben haben einen hohen Stellenwert. Gemeinsame Aktivitäten im Projektteam, wie z.B. Grillabende (Churrascos) oder ein kleines Fussballmatch, werden gerne angenommen und tragen wesentlich zur erfolgreichen Projektzusammenarbeit bei. Im Projekt ist man per Du und ein menschlicher Umgang miteinander ist die Basis für eine produktive Zusammenarbeit – doch das ist wahrscheinlich in jedem interkulturellen Projekt der Fall.

…und solange man im Fussball nicht zu Argentinien hält ist man immer auf der richtigen Seite. Lächelnd 


Über Gernot Stöger

Gernot ist Mitbegründer der Phoron Consulting GmbH und seit 1998 im SAP und Business Consulting tätig. Als Senior Consultant, Gesamtprojektleiter und Teamleiter beschäftigt er sich mit Logistikprozessen und integrierten Lösungen in nationalen und internationalen Projekten. Zahlreiche Erfahrungen aus Rollout-Projekten in Brasilien machen ihn zu unserem Brasilien-Experten.

Gernot Stöger kontaktieren

 

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