Vorbereitet sind die Unternehmen in Deutschland darauf bislang kaum. Laut dem Digital Office Index 2020 des Digitalverbands Bitkom erstellen lediglich 24 Prozent der befragten 1.104 Unternehmen aus verschiedenen Branchen ihre Rechnungen elektronisch. Vorreiter sind Großunternehmen ab 500 Mitarbeitern: Die Hälfte von ihnen setzt bereits auf einen reinen elektronischen Rechnungsaustausch. Von den kleinen Unternehmen bis 99 Mitarbeitern haben erst 20 Prozent, von den mittelständischen Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitern immerhin 33 Prozent vollständig auf E-Rechnungsprozesse umgestellt. 74 Prozent der Kleinunternehmen nutzt noch überwiegend PDF-Dateien. Es besteht also Handlungsbedarf.

Denn künftig werden E-Rechnungen nicht nur auf Bundesebene relevant, sondern auch auf Ebene der Länder und Kommunen Pflicht. Das bedeutet konkret, dass auch ein kleiner Handwerksbetrieb, der beispielsweise in einer städtischen Kita eine Renovierung vornimmt, elektronische Rechnungen erstellen und versenden muss. Bei aller Pflicht – Unternehmen profitieren natürlich auch von der Umstellung: Sie senken die administrativen Aufwände und Kosten für die Erstellung und den Versand von Rechnungen, reduzieren die Fehler bei der Rechnungserstellung und dürfen mit schnelleren Zahlungseingängen rechnen. Klar ist auch, die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs geht nicht von heute auf morgen. Es gibt allerdings Lösungen, die die Umstellung erleichtern.

Das gilt besonders für die cloudbasierte Lösung SAP Document Compliance. Sie ermöglicht zum einen elektronische Rechnungen in den verschiedenen Formaten wie XRechnung oder ZuGFeRD 2.0. zu erstellen. Zum anderen lassen sich damit E-Rechnungen über einen geeigneten Übermittlungskanal rechtzeitig und automatisiert austauschen. Und das nicht nur sehr einfach und schnell, sondern auch in vielen Ländern. Denn SAP Document Compliance berücksichtigt länderspezifische Vorschriften, etwa zur Prüfung und Aufbewahrung von Inhalten.